Visão geral
A importação por XML permite cadastrar produtos automaticamente a partir de notas fiscais eletrônicas (NF-e) dos seus fornecedores. Isso economiza tempo e evita erros de digitação.
Legenda: Acompanhe todas as importações realizadas.
Quando usar
A importação por XML é ideal quando:
- Você recebeu uma carga de produtos e quer cadastrá-los rapidamente
- Quer atualizar o estoque e os preços de custo com base em notas fiscais
- Deseja vincular fornecedores automaticamente aos produtos
Importante
> A importação aceita apenas NF-e modelo 55 (nota fiscal de entrada). Notas de saída e NFC-e (modelo 65) não são suportadas.
Como importar
1. Acessar a importação
- No menu lateral, clique em Produtos.
- Clique no botão Ações e selecione Importar XML.
Legenda: Acesse a importação pelo menu de ações na página de produtos.
2. Fazer upload do XML
- Clique na área de upload para selecionar o arquivo XML da nota fiscal.
- O sistema analisa o XML e extrai todas as informações.
- Após o processamento, você verá uma prévia dos produtos encontrados.
Legenda: Selecione o arquivo XML da NF-e para análise.
3. Revisar os produtos
Na tela de prévia, você verá:
- Dados da nota: número, série, fornecedor, valor total, chave de acesso
- Produtos encontrados: lista com nome, NCM, quantidade e valor unitário
Legenda: Revise cada produto antes de confirmar a importação.
Status de cada produto:
| Status | Significado |
|---|---|
| Novo | Produto não encontrado no seu catálogo. Será criado do zero. |
| Match | Produto encontrado no seu catálogo. O estoque e custo serão atualizados. |
| Conflito | Produto encontrado mas com diferenças (nome, NCM, preço). Você decide o que fazer. |
4. Decidir o que fazer com cada produto
Para cada item, você pode escolher:
- Manter / Manter cadastro: mantém o produto existente como está (apenas atualiza estoque)
- Atualizar campos: substitui as informações do produto pelos dados do XML
- Criar novo: cadastra como um produto novo (mesmo que já exista um similar)
- Ignorar: não faz nada com este item
Legenda: Escolha a ação desejada para cada produto.
5. Confirmar a importação
Após revisar todos os itens:
- Clique em Confirmar Importação.
- O sistema cria ou atualiza os produtos conforme suas escolhas.
- O estoque é ajustado e o custo é atualizado.
- O fornecedor é automaticamente vinculado ao produto (se já existir no cadastro) ou criado.
Como funciona o matching automático
Ao processar o XML, o sistema tenta encontrar produtos já existentes no seu catálogo usando estas estratégias, na ordem:
- Código de barras (EAN/GTIN): busca pelo código de barras do produto
- SKU interno: busca pelo SKU igual ao código do produto na nota
- SKU do fornecedor: busca se o código do produto na nota está vinculado a algum fornecedor
- NCM + EAN: combina o NCM com o código de barras
- Similaridade de nome: compara o nome do produto com nomes existentes do mesmo NCM
Resolução de conflitos
Quando o sistema encontra um produto similar mas com informações diferentes (nome, NCM, preço, dimensões), ele marca como Conflito e exibe as diferenças para você decidir:
- Nome diferente
- NCM diferente
- GTIN diferente
- Unidade diferente
- Peso ou dimensões diferentes
- Fornecedor diferente do atual
Dicas importantes
- Sempre revise a prévia: antes de confirmar, verifique se os produtos foram corretamente identificados.
- Notas muito antigas: o sistema alerta se a NF-e foi emitida há mais de 180 dias.
- Fornecedor é criado automaticamente: se o fornecedor da nota não existir no seu cadastro, ele será criado com CNPJ/CPF e nome.
- Notas duplicadas: o sistema impede a importação da mesma nota fiscal duas vezes.
Perguntas frequentes
Quais tipos de XML são aceitos?
Apenas NF-e modelo 55 (nota fiscal de entrada). NFC-e (modelo 65, notas de consumidor final) e NF-e de saída não são aceitas.
A importação cria o fornecedor automaticamente?
Sim. Se o fornecedor da nota ainda não estiver cadastrado, o sistema o cria com os dados da nota (CNPJ/CPF, nome, endereço).
O que acontece se eu importar a mesma nota duas vezes?
O sistema bloqueia. Cada nota é identificada pela chave de acesso única e só pode ser importada uma vez.
Posso importar apenas alguns produtos da nota?
Sim. Durante a revisão, você pode escolher "Ignorar" para os itens que não deseja importar.
A importação atualiza o preço de venda?
Não. A importação atualiza o estoque e o preço de custo. O preço de venda permanece o mesmo que você definiu.
E se o XML tiver erros?
O sistema valida o XML antes de processar. Se houver problemas (nota sem protocolo SEFAZ, nota cancelada, etc.), você receberá uma mensagem explicando o motivo.